Améliorer les performances de son secrétariat

« AMÉLIORER LES PERFORMANCES DE SON SECRÉTARIAT ».

Public cible Cette formation est destinée aux assistant(e)s de Direction, aux Secrétaires et Secrétaires Particuliers.

Résumé Le Rôle de l’assistant de Direction et du secrétaire est crucial dans le soutien et l’accompagnement d’individus clés au sein d’une entreprise. Il ou elle a la responsabilité d’organiser, de coordonner et de gérer non seulement les aspects pratiques de son bureau et de « gérer des individus ». Ceci demande une habileté à gérer les autres avec tact et diplomatie – tout en se focalisant sur les objectifs vitaux de son patron et de son entreprise. Généralement on estime (à tord) qu’on acquiert ces aptitudes naturellement. Toutefois, il est possible d’apprendre de façon active de nouvelles aptitudes pour améliorer les aptitudes préexistantes afin de gérer professionnellement tous les aspects de la fonction. Cette formation intensive pratique de trois jours fournira aux participants les outils essentiels pour leur permettre de gérer avec plus d’efficacité leur charge professionnelle, ainsi que leurs rapports avec leurs supérieurs hiérarchiques et tous les membres des équipes avec lesquels ils sont appelés à travailler.

Contenu Avant le démarrage de la formation les participants auront à remplir 2 questionnaires : “Rôle dans l’équipe” et “aptitude à influencer”. Le questionnaire sur le rôle dans l’équipe aidera à établir les aptitudes et compétences naturelles ou préférées en tant que membre d’une équipe. Les participants ne se focaliseront pas sur ce qu’ils ne sont pas en mesure de faire, mais plutôt sur ce qu’ils savent faire le mieux afin de découvrir comment ils pourront être plus performants en utilisant au maximum leurs forces. Le questionnaire sur l’aptitude à  influencer permettra aux participants de comprendre les techniques qu’ils utilisent pour influencer et de mesurer leur niveau de succès. De façon plus détaillée, cette formation sera bâtie autour des 7 modules suivants :

Module 1 : Prendre davantage conscience de soi et des autres L’objectif est de comprendre son comportement (à la maison et au bureau) et celui des autres Au cours de ce module il sera question de :

  • prendre conscience des facteurs qui influencent l’environnement de travail
  • découvrir comment tirer un meilleur profit de ses forces
  • comprendre en profondeur la nature de la communication entre soi et l’autre ou les autres
  • découvrir comment le comportement engendre le comportement
  • découvrir comment adapter son comportement pour créer des situations positives
  • découvrir comment être au contrôle aussi bien de son emploi que de sa vie personnelle

Module 2 : Influencer et être efficace du point de vue interpersonnel Dans ce module il sera question de découvrir l’importance d’une communication interpersonnelle efficace et de développer de nouvelles approches pour augmenter l’aptitude des stagiaires à influencer :

  • S’auto-affirmer
  • Utiliser ses compétences d’expert
  • Développer une conscience politique
  • Se préparer en conséquence
  • Développer ses qualités de présentateur
  • S’orienter davantage vers la clientèle.

Module 3 : Développer l’esprit d’équipe Dans ce module il s’agira d’analyser comment le travail d’équipe peut influencer les individus. Les stagiaires examineront comment bâtir une équipe de forces et développer leur rôle en tant qu’artisan de la finition et appui incontournable à leur équipe.

  • encourager
  • diriger l’équipe qui vise l’excellence
  • voir qu’est-ce qui aide une équipe à réussir
  • construire à partir des forces

Module 4 : Travailler de façon plus intelligente et non s’occuper davantage : savoir aider le patron à se focaliser sur les priorités

  • se gérer plus efficacement et tirer le meilleur profit de son temps de travail
  • déterminer ce qui peut attendre
  • éviter l’erreur de se lancer dans la mauvaise tâche
  • identifier les tâches vitales qui permettent à l’entreprise d’avancer
  • faire la différence entre les 2 types de taches importantes
  • gérer les taches impondérables
  • Eviter que la paperasse joue un rôle destructeur au sein de l’entreprise

Module 5 : Renforcer la Performance de votre patron

  • Tous les patrons ont besoin d’être gérés – ils sont solitaires au sommet et c’est difficile !
  • Aider le patron à prendre la bonne décision
  • Comment travailler avec plus d’un patron

A l’issue de ce module un questionnaire sera élaboré pour permettre d’apprécier ce que le patron attend des participants à la formation. Cela aidera à évaluer et rendre plus efficace cette fonction d’appui à la performance du patron.

Module 6 : Communiquer de façon fascinante et convaincante Une bonne communication est au delà de faire passer son message et s’assurer que ledit message est compris. C’est l’art de créer une relation. Ce module mettra en exergue comment les participants doivent éviter de se focaliser sur leur rôle dans la communication et comment plutôt ils devraient se focaliser sur les éléments essentiels à la compréhension voulue par l’interlocuteur avant d’espérer une bonne communication. Ce sera l’occasion de voir les problèmes liés à la gestion de la communication formelle (courrier, e-mail, téléphone, visiteurs, …)

Module 7 : La gestion de situations difficiles

  • Faire la différence entre être assuré et être agressif
  • Utiliser une approche audacieuse et positive dans la relation avec les autres
    • Eviter les conflits et transformer les situations potentiellement négatives en situations positives
  • Prendre des initiatives

Coût : 1000$ (ce coût couvre uniquement les frais de formation, le séjour est à la charge de chaque participant

Date et lieu de la formation : La formation se déroulera sur trois jours du 23 au 25 Avril au siège de SOPODIVA Training Centre  à Accra au Ghana.

Inscription : La clôture des inscriptions est prévue pour le 20 avril ;

Le paiement des frais de formation peut se faire sur place à l’arrivée ou par transfert bancaire. Pour toute information ou inscription écrire à modulepro@sopodiva.com Mobile +233 501 576 344 Ligne fixe : +233 3025 4 2657/+233 302760844


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